年末調整代行の選び方
数多くの年末調整代行サービスが世にあるなかで、どこにアウトソースすることが望ましいのか。ここでは、年末調整業務をアウトソースしようとする先の選び方やポイントをご案内します。
- 提供されるサービスの範囲は十分か
- 料金が貴社の予算に合うか
- そもそも税理士により行われるのか
① 提供されるサービスの範囲は十分か
年末調整代行サービスの業務フロー自体が、それをアウトソースする先によって大きく異なることはありません。一方で年末調整業務のうち、次の全部をサービスの範囲とする専門家もいれば、その一部のみをサービスの範囲とする専門家もいます。つまり、専門家によって対応する年末調整業務に関して、フロー自体が大きく異なることはありませんが、業務の範囲が異なることがあります。
- 従業員に向けた年末調整手続の案内文書の作成
- 各種申告書と添付証明データのチェック
- 不備や未回収申告書のリストアップ
- 年末調整結果のご報告
- 源泉徴収票データの作成
- 給与支払報告書データの作成
- 法定調書･合計表データの作成
そのため、貴社が求めるサービスの範囲と、アウトソースしようとする専門家が提供するサービスの範囲がマッチしているのかを確認する必要があります。
② 料金が貴社の予算に合うか
年末調整代行サービスには、経理担当者の残業や割増賃金を含む人件費を軽減できるメリットがあります。
年末年始という限られた時間のなかで、年末調整業務という一時的に大きな負担となる社内業務が発生すると、自ずと、経理担当者の勤務時間も比例して増加します。それは、多くの残業となり、割増率が高い深夜や休日におよぶこともあります。
残業や割増賃金を含む人件費と、年末調整代行サービスの利用で発生する料金とを比較すると、結果として、サービスを利用することでコストパフォーマンスやメリットが期待できる場合が多いといえます。とはいえ、社内で年末調整業務に対応するための工数やコストを可視化し、これとアウトソースすることにより発生する料金とを、明確に比較するプロセスと判断は重要です。
アウトソースしようとする専門家によって料金体系にはバラつきもあることから、個別具体的な見積もりをもとに比較検討することも大切です。ただし、年末調整業務で取り扱う情報の重要性を踏まえて、安ければ良い、という判断基準のみに陥らないように注意が必要です。
③ そもそも税理士により行われるのか
年末調整が他人の税金を計算する業務であることから、社内で年末調整業務に対応する場合を除き、本来は、税理士や税理士法人が行うべき業務です。社会保険労務士が給与計算代行サービスに関連する業務として、年末調整代行サービスをすることにも問題があります。のちの税務調査で年末調整のプロセスや結果についての質疑や指摘を受けたとしても、税理士や税理士法人ではないものが、税務調査に立ち会うことも、これを貴社に代わって説明することもできません。
給与計算代行サービスと年末調整代行サービスの両方のサービスを利用される場合、そのアウトソースしようとする専門家に、税理士と社会保険労務士とが存在するのか、ワンストップで対応できる専門家を選択されることがおすすめです。
失敗しないために！注意するべきポイントとは？
ここまで、年末調整代行サービスの選び方のポイントをご案内しました。ここからは、年末調整代行サービスの利用を失敗させ、後悔する結果に終わらせないよう、とくに注意すべきポイントをご案内します。
① 価格設定・サービス内容を確認する
諸々の追加契約を結んだところ高くついた、一番安いサービスを選んだところ求めていたサービスが受けられなかったなど、ということならば、残念ながら本末転倒です。Webサイト上では、最低価格やサービス内容の概要のみが示されることが一般的です。月額基本料金やオプション料金を請求され、結局のところ高くついてしまうケースもあり得ます。具体的な見積もりや個別提案を受けるなど、料金体系とサービスの詳細をしっかりと確認しましょう。
② 守秘義務契約を確認する
契約書に示される守秘義務は極めて重要です。年末調整代行サービスでは、従業員の個人情報やプライバシーにかかる情報を取り扱います。税理士や税理士法人には、法令で守秘義務の定めがあります。一方で、無資格である民間業者などには、守秘義務ついての法令がありません。あとあとトラブルにならないよう、少なくとも契約にあたっては、個人情報などの取り扱いや守秘義務の定めを確認しましょう。とはいえ、あとあとの税務トラブルのリスクやコンプライアンスの観点から、無資格者に年末調整業務をアウトソースすることの是非を冷静に考えるべきではないでしょうか。
正しく選べば、年末年始の繁忙期における業務の平準化そしてミスの削減、漏れのない法改正への対応、経理担当者の残業時間や割増賃金の軽減、そして過度な負担による退職リスクの緩和など、年末調整代行サービスの利用で得られるメリットは小さくありません。貴社の現状や課題を整理したうえで、まずは個別具体的な相談に進まれてはいかがでしょうか。
年末調整代行に強い専門家の選び方
ここまで、年末調整代行サービスの選び方や注意すべきポイントをご案内しました。そもそも年末調整業務は、ミスの有無や多寡という点を除けば、これをアウトソースする専門家によって、その結果が大きく異なる業務ではありません。一方で、年末調整代行サービスは、給与計算代行サービスとの関連性が深い業務でもあり、両方のサービスを利用される場合には、そのアウトソースしようとするグループに、税理士と社会保険労務士がどちらも在籍し、ワンストップで対応できる専門家を選択されることがおすすめです。また、年末調整の電子化も進んでいます。年末調整の電子化には、従業員と貴社の双方にメリットがあり、電子化の手続をサポートできる体制があるのかも判断要素のひとつです。
① 従業員のメリット
・紙に手書きする手間が省ける
・添付証明データの取得が電子上で完結できる
② 企業のメリット
・各種申告書の配布や回収の手間がない
・ペーパレス化によって、紙の保管スペースが節約できる
年末調整代行サービスでは、従業員の個人情報やプライバシーにかかる情報を取り扱います。法令の定めにより税理士や税理士法人には守秘義務があるという点はもとより、情報管理をきちんと訴求している税理士や税理士法人がおすすめです。あとは、人と人、組織と組織、理念や考え方などの相性が決め手になるのではないでしょうか。既にお付き合いの専門家がいるという場合でも、残念なことに、満足なサービスが受けられない、あまりコミュニケーションが取れていないなどの不満を口にされ、これを原因として、あらたな専門家へのアウトソースを検討されることも少なくありません。選択や判断に迷ったら、最後は「パートナーとして、一緒にビジネスを進めていきたい！」と思える専門家を選択されてはいかがでしょうか。
当社グループでは、まずはこのような貴社のお困りごとをお聞きし、この解決策を共に考え、具体的にご提案いたします。複数のベテラン税理士や社会保険労務士、そして経理や給与計算を熟知するシステムエンジニアが在籍する当社グループには、もちろん、守秘義務がありますので、ご安心ください。
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