記帳代行のメリット&デメリット

記帳代行のデメリット

記帳代行サービスにはメリットばかりではなく、デメリットもあります。

① サービスの利用には料金が発生し、これが毎月々の固定的な負担になる

とはいえ、社内の経理担当者にも人件費がかかり、従業員ではなく経営者が対応するからといって、もちろんそれは無料とはなりません。記帳業務には多くの時間がかかり、この時間に対してコストが発生することは止むを得ません。あとは、社内又は社外などのどこに時間とコストをかけるのかの判断であって、記帳業務のための時間が効率化されれば、そのコスト負担も軽くなります。

記帳業務を専門家にアウトソースすることで、記帳業務の効率化が実現する確率は高まります。もちろん、記帳業務をアウトソースする以上、社内には記帳業務のノウハウが蓄積されないというデメリットもあります。とはいえ、このノウハウの蓄積がそもそも重要なのか、またノウハウを蓄積した従業員が退職した場合、結局のところ、社内にノウハウが蓄積されないのではないか、という思考にも一理あるのではないでしょうか。

② 社内で対応しないことから情報にタイムラグがある

記帳業務をアウトソースするにあたっては、請求書や領収書などの証憑をはじめとする書類やデータを、貴社からアウトソースする先に共有する必要があります。また、日々の取引を対象とする記帳業務では、その都度、記帳業務の課題や問題が発生することもあり得ます。それゆえ、社内に在籍しない社外の専門家が記帳業務を行うことにタイムラグというストレスも懸念され、これがデメリットにもなり得ます。とはいえ、クラウド型の会計システムやビジネスチャットツールを用いれば、大きなタイムラグもストレスも生じることはありません。むしろ、社内の諸々の理由から、試算表が何か月も遅れることこそが深刻なタイムラグであって、とくに経営者の大きなストレスになるのではないでしょうか。

③ 意図せず、違法な業者との縁がはじまる

税理士や税理士法人ではない無資格者に対して、税務業務を依頼することは違法な行為です。記帳業務と税務業務とが不可分の隣接業務であることから、記帳業務のみを依頼したはずが税務業務までを依頼する結果となってしまい、実はそのアウトソース先が無資格者であって結果として違法な状態に陥ったなどの問題は十分に発生し得ます。

記帳代行サービスの利用を検討する場合、まずは、アウトソースしようとする先の範囲を、税理士や税理士法人に限定すれば、このような問題は発生しません。また、税理士や税理士法人であれば、法令で守秘義務の定めがあり、情報漏洩のリスク管理が厳格です。これに対して、無資格の個人や会社に記帳代行サービスを依頼する場合、税務業務までを依頼しないこと、これに加え、情報漏洩のリスク管理がどうなっているのかの確認にも注意が必要です。