記帳代行とは

記帳代行とは

記帳代行とは

記帳とは、帳簿に記入することであり、日々のお金の流れを会計帳簿に記録し整理する業務です。

記帳代行サービスでは、現金出納帳や通帳データ、売上・仕入・経費にかかる請求書や領収書などの証憑を毎月お預りし、これらの証憑をもとに、記帳に関する各種業務を代行します。請求書や領収書などの証憑をファイリングする業務、業績管理のための部門別の記帳業務、予算や資金繰りの管理業務、経営レポートの提供業務なども、オプションとして対応するものもあります。記帳代行サービスを提供している専門家は、主に次の3つです。

1. 記帳代行業を営むフリーランスなどの個人
2. 記帳代行業を営む法人
3. 税理士や税理士法人

記帳代行と経理代行の違い

記帳は帳簿に記入することであり、経理は経営管理のことです。

企業や個人事業主は、利益や資産を得るために様々な取引を行い、それにともなって多くのお金が動いています。健全な経営には、そのお金の流れを管理すること、そしてこれをもとに適切な経営判断を連続させることが不可欠です。経理の日常業務には、日々の売上管理や仕入管理、各種帳簿への記録、決算書作成などが含まれます。
そのため、記帳は経営管理の一部であり、記帳代行は経理代行の一部機能となります。

経理代行は、経理業務の全般を代行するサービスであり、記帳代行はもちろんのこと、給与計算代行や年末調整代行、請求管理代行や振込管理代行なども含まれます。
これに対して、記帳代行では、会計ソフトへの入力や帳簿作成などの業務だけが対象となります。

記帳代行はこのようなお悩みの方におすすめ

記帳代行サービスの利用で得られるメリットは、記帳業務を丸投げすることで、会計ソフトなどへの入力業務の手間を省き、かつ専門家による正確な記帳が期待できることにあります。そのため、専門的な知見やノウハウがある経理担当者が社内に在籍し、過度な業務負担もなく、高齢化を含む退職リスクもない社内環境がある場合、もちろん社内で記帳を含む経理業務を完結できることから、記帳代行サービスの利用に検討の余地はありません。これに対して、記帳代行サービスの利用を検討される方々から、その相談のきっかけとなる問題や課題として、たびたびお聞きする問題などをご案内します。これらの問題などのなかに、ひとつでもあてはまるものがあれば、ぜひ、当社グループが提供する記帳代行サービスの利用をご検討ください。

1. 社内の人材不足の影響から、経理担当者が、経理と他の業務とを兼任しており、記帳業務にかける時間がなく、記帳業務が後回しになっている
2. 過度な業務負担を理由に、経理担当者の退職と採用・教育を繰り返し、試算表が何か月も遅れ、その正確性にも疑義があるなか、ますます経理業務が荒れることに懸念がある
3. そもそも、経理担当者が退職することから、経理担当者の求人募集をするものの、実際の応募も少なく、面接に至っても、なかなか採用したいと思える人材と巡り合えない
4. ベテランの経理担当者が高齢化しており、会計や税務のあたらしい知識や法改正をキャッチアップできないばかりか、記帳にミスも多く見られるようになり、不安を感じている
5. 長らく特定の経理担当者に任せっきりとなっていることから、経理業務がブラックボックスにもなっており、考えたくもないが、不正があっても誰も気が付くことができない
6. 企業の数字を従業員には知られたくないという想いから、経営者やその親族が記帳をしているが、記帳業務にかける時間がなく、身内の甘えからか、試算表が何か月も遅れる
7. これまで長らく、顧問税理士に対して、税務顧問とともに記帳代行も依頼しているが、その専門家も高齢化しており、記帳のミスが目立つようになり、対応も鈍いと感じる

検討すべきポイント

メリットとデメリットを理解する

記帳代行サービスの利用によって、多くのメリットが得られますが、当然ながらデメリットもあります。ここでは、記帳代行サービスのメリットとデメリットの具体例と、それぞれの注意点をご案内します。メリットとデメリットを天秤にかけ、記帳代行サービスを利用すべきか、のご判断にお役立てください。

アウトソースできない業務を把握しておく

記帳代行サービスは、日々のお金の流れを会計帳簿に記録する業務のアウトソースに過ぎません。よって、これを超えるサービスを求めるならば、経理代行サービスの利用をご検討ください。ただし、次のような業務を、経理代行サービスでアウトソースすることはできませんし、すべきではありません。

1. 常駐する業務（従業員と同一の常勤性に対応できない場合がほとんど）
2. 現金を取り扱う業務（トラブルにもなることから、アウトソースすべきでない）
3. 売上に直結する業務（ノウハウが社内に蓄積せず、アウトソースすべきではない）

このほかにも、記帳代行サービスとして提供されるサービスの範囲は、アウトソースしようとする専門家によって大きく異なります。事前に、どこまでの業務に対応できるのかを、明確にしておくことをおすすめします。

記帳代行のメリット・料金相場

記帳代行のメリット

記帳代行サービスの利用に期待できるメリットは、主に次のとおりです。

1. 経理担当者の退職リスクから解放され、その後の困難な人材採用を考える必要がない
2. 経理担当者をあらたに採用して、社内で教育するための手間やコストが不要になる
3. 経理業務のブラックボックス化を避け、社内の不正行為を抑止する効果も期待できる
4. 背景を知らない従業員に誤解を与えることもある、会社の数字を社内で共有せずに済む
5. 経営者が記帳の全部又は一部を担当している場合には、本業に割く時間が確保できる
6. 専門家に依頼することで記帳ミスを削減、経営判断のための「正しい数字」が得られる
7. 業績を先読みできれば、利益の見通しに応じた設備投資など、節税対策も検討できる
8. 金融機関から要請される前に、正確な月次試算表などの財務関連データを共有できる
9. 月次試算表・月次決算の延長線にある、年次決算や税務申告も連続して依頼できる
10. 適切な会計のルールに沿って、かつ最新の税制も考慮した試算表や決算書ができる

記帳代行サービスにこのようなメリットが期待できますが、記帳業務と税務業務とは異なる業務であることに注意が必要です。本来、記帳業務と税務業務は、不可分の隣接業務であるものの、税務業務は、法令で税理士や税理士法人のみができる業務です。無資格である民間業者に記帳業務をアウトソースする場合、税務業務までをアウトソースしていないか、違法な状態に陥っていないかの確認に注意が必要です。このような確認や注意が煩わしければ、記帳業務のアウトソースは、税理士や税理士法人に対して依頼しましょう。

記帳代行の料金相場

記帳代行サービスの料金相場は100仕訳あたり8,000円～10,000円程度です。しかし、思ったサービスではなかった、と後悔されないように、次の2点には、とくに注意が必要です。

① 記帳業務をアウトソースするための書類やデータなどの証憑を、どのように共有するのかによって、大きく料金が異なる場合があります。例えば、何も整理していない請求書や領収書などの証憑を丸投げするような方法を選択される場合には、これらの証憑を整理するためのオプション料金が発生する場合もあります。そもそも紙の共有や整理がコストになるならば、電子化によるデータ共有が有効です。そのため、クラウド型の会計システムにも十分に対応できるアウトソース先を探すという方法も有効な手段です。

② 残念ながら、専門家であったとしても、ずさんな記帳業務はあり得ます。ずさんな記帳業務に陥ると、金融機関からの評価や協力が思ったように得られない、税務調査で大きな追徴課税にあうなど、ときには深刻な問題も発生します。本来、記帳業務と税務業務とは別々の業務ですが、これらは不可分の隣接業務でもあります。また、記帳業務のその先には、決算業務や税務申告業務が待っています。意図せず金融機関との関係性が悪化することや、税務調査で思わぬ大きな追徴課税にあい想定外の資金支出に窮することなどは、専門家に記帳業務をアウトソースする以上、絶対に避けたいところではあります。このような問題を避けるためにも、記帳代行サービスの利用を検討する場合、まずは、税理士や税理士法人を検討すること、つぎに、その税理士や税理士法人の税務調査の実績を具体的に確認することをおすすめします。