振込管理代行の選び方

振込管理代行の選び方

振込管理代行サービスの利用を検討するにあたって、数ある専門家のなかから、どこにアウトソースすればいいのかわからない、どうやって選べばいいのかわからない、と悩む場合もあるのではないでしょうか。以下では、アウトソースする専門家を選ぶ際のポイントをご案内します。

1. 貴社の現状を整理・認識する
2. 料金の特徴を確認する
3. 業務のスピードを確認する

① 貴社の現状を整理・認識する

振込管理代行サービスの利用を検討するにあたり、その第一歩として、貴社の現状を整理・認識する必要があります。支払請求書を受領してから、すべての決済手続が完了するまでの社内の総投下時間を、月単位で集計してみましょう。断続的な対応が多いことから、そう多くの時間はかかっていないと誤認される傾向がありますが、実際に集計してみると想定よりも多いことに驚かれることもあります。

アウトソースという言葉から、コストが心配になるとも考えます。しかし、社内の投下時間だからといって、もちろん無償とはなりません。実際に集計した総投下時間は何時間でしょうか、また、これを人件費として計算すると、それはいくらになるでしょうか。ここで計算した人件費とアウトソースする場合のコストとを、まずは比較しましょう。さらに、アウトソースにより取り戻した時間を、売上アップにつながる優先度の高い業務に充てることで、人件費の時間あたりコストパフォーマンスが高まります。

人材採用難が一般化するなか、最低賃金の上昇も続いています。なかには、売上アップに直結しない間接部門の人件費がコストとして気になる場合もあるのではないでしょうか。振込管理代行サービスの利用で、人件費よりも、人件費に代替するアウトソースのためのコストが安くなる場合が多く、かつ、人件費を投下する業務を変えることでコストパフォーマンスが高まるというメリットも期待できます。

② 料金の特徴を確認する

振込管理代行サービスの利用で発生する主な料金は以下のとおりです。

・初期費用
・手数料
・毎月の固定費

アウトソースしようとする専門家によって、料金体系は大きく異なり、サービスを提供する専門家ごとに特徴があります。なかには、「毎月+保証料」のように、データの保証料などが請求される場合もあります。貴社が求めるサービスに対して、毎月、毎年、随時に発生する料金を、具体的な提案書として見積もってもらい、安ければ良いという判断のみならず、サービスの費用対効果が最適となるよう、複数の提案書を比較して選択しましょう。

③ 業務のスピードを確認する

振込管理業務は、スピードが求められる業務です。約束どおり・支払請求書どおりの決済がされなければ、支払先からの信用を失うことにもなります。また、少なくとも、支払請求書を受領したタイミングで、将来の一定の時期に・一定の金額の資金支出があることは確定しています。これを正確に考慮した資金繰りが管理されない場合には、資金不足により期日どおりの支払ができないなど、深刻な問題を招くリスクが高まります。

振込管理業務の正確性は当然として、サービスとして提供される業務のスピードが、そもそも貴社のニーズにマッチするのかも十分に考慮しましょう。

振込管理代行の料金相場

振込管理代行サービスの料金相場についてご案内します。振込管理代行サービスの料金体系は、アウトソースしようとする業務のボリュームによって大きく異なります。主に次の3つのパターンを、料金決定の考え方としてご案内します。

① 毎月の料金が固定であるパターン（業務を特定して時間を見積もるパターン）

契約で定めた業務の料金として、毎月決まった料金を支払う方式です。契約で定めた固定業務以外の臨時業務をアウトソースしようとする場合、契約に定められた臨時業務としてのオプション料金が必要となることが多く見られます。

月額固定料金パターンのメリットには、臨時業務がなければ、貴社にとって必要となるコストが見通しやすい点があげられます。月額固定料金パターンの場合、アウトソースする固定業務に対して、その専門家が投下すべき時間を想定し、この想定投下時間に対して、時間あたり単価3,000円から5,000円を乗じることで、月額固定となる料金を決定することが多いといえます。もちろん、固定業務のボリュームに増減があれば、固定業務の範囲を変更し、月額固定料金も見直すための再契約が行われることが一般的です。

なお、時間あたり単価を、従業員に対する時給に置き換え、そもそも単価3,000円から5,000円が高いとお感じになられるかもしれません。しかし、専門家の単価は、従業員の時給とは大きく異なります。専門家の単価には、社会保険や労働保険、通勤手当や賞与などのコストも、残業や有給という概念もありません。さらには、退職や採用・教育というリスクやコストもないのが専門家の単価です。また、特定の業務を、社内の従業員が対応した場合の時間数と、アウトソースした先の専門家が対応した場合の時間数とでは、後者が少ない時間で済むことがほとんどです。よって、料金が単価と時間の掛け算で決まることから、専門家の単価と従業員の時給とを単純比較しないこと、専門家へのアウトソースによって削減される時間数を考慮することが、振込管理代行サービスを利用すべきかの判断において重要なポイントとなります。

俯瞰すると、アウトソースしようとする業務のボリュームに一定する傾向が見られる場合、このパターンが採用されることが多いといえます。

② 稼働時間の長さによってひと月の料金が変わるパターン（まずは時間を決めるパターン）

月あたり30時間まで、月あたり15日までなど、月あたりの稼働時間にいくつかのパターンがあり、このなかから、必要なパターンを選んで、振込管理業務をアウトソースする方式です。もちろん、月あたりの稼働時間が長くなるほど、料金は高くなる傾向にあります。

アウトソースすべき業務範囲の明確化が困難であることから、まずは振込管理代行サービスの利用をスモールスタートしてみようという場合には、準備されたパターンのうち、時間と料金とが最小となるパターンを選択します。その後、アウトソースのメリットが実感できれば、時間と料金を増える別のパターンへと契約を変更するという利用方法が考えられます。とにかく、少しでも社内の工数や負荷を軽減した場合などにも有効です。アウトソースにより業務の進め方が変わる影響を最小にしつつ、とはいえ、お試しでスタートできることが、このパターンのメリットであるといえます。

しかし、当初の想定どおりに、アウトソースした業務が時間内に完了しなければ、そこで残った業務は、社内で対応し完結する必要があります。少しでも社内工数や負荷を軽減したい場合には有効ですが、社内外のリソースをハイブリッドした業務推進ともなることから、アウトソースにより得られる効果の最大化・最適化には至らないという問題もあります。

③ 従量課金（業務課金）

業務量に応じて料金が変動する方式です。例えば、振込処理1件につき500円というような設定です。この方式は、月々の振込件数に大きな変動がある場合に採用される傾向があるパターンです。振込管理業務を社内で対応する場合、振込件数が増減すると社内の工数も増減し、業務の平準化を害する要因ともなります。こうなると、一時的とはいえ予測できない残業など無理な工数負担がリスクとして発生します。よって、業務の平準化という点から、変動する業務量をアウトソースするという選択肢は、非常に合理的であるともいえます。

この方式のデメリットは、業務をアウトソースしなければ料金は発生しないことからサービスの利用が社内で十分に進まない、つまり料金がかかるから、これぐらいは社内で対応というバイアスが働きかねないことです。一方で、積極的にアウトソースを利用するというスタンスにアクセルを踏み過ぎると、想定外に料金が高額になることもあり得ることからコストが読みづらいなど、痛しかゆしの問題があります。

どの場合にどれだけのサービスを利用すべきかを、貴社の振込管理業務を熟知し、都度に意思決定できる従業員が社内にいない場合には、過少依頼や過大依頼にならないようバランスを維持することが容易ではありません。