1021-keiri-com「会社の利益は売上を増やすか、コストを減らすかのどちらかでしか生まれない」
これは、経営の基本中の基本です。しかし、日々忙しい本業に追われる中で、「経理のコスト」まで意識して見直せている経営者の方は、意外と少ないのではないでしょうか？
「経理業務は会社の血液。動いていればOK」
「経理は必要な経費だから仕方ない」
もしそう考えているなら、それは大きな機会損失かもしれません。実は、経理部門には「見えないコスト」が潜んでおり、これらを削減することで、会社の体力を劇的に強化し、利益を最大化するチャンスがあるのです。
この記事では、中小企業の皆様が今日から実践できる経理のコスト削減アイデアを10個、厳選してご紹介します。ペーパーレス化といった手軽なものから、DX（デジタルトランスフォーメーション）を活用した抜本的な改革、そして税理士だからこそお伝えできる最適なコスト最適化の方法まで、徹底的に解説いたします。
読み終える頃には、あなたの会社の経理が「コストセンター」ではなく、「利益を生み出す源泉」へと変わるヒントが見つかるはずです。
目次
- 1. なぜ今、経理のコスト削減が経営に重要なのか？
- 2.まずは自社の状況を把握！経理コストの主な内訳とは
- 3.【簡単スタート編】すぐに着手できるコスト削減アイデア
- 4.【システム導入編】ITツール活用で抜本的にコストを削減するアイデア
- 5.【体制見直し編】業務フロー改善やアウトソースでコストを最適化
- 6.コスト削減は「強い経理部門」を作るための第一歩
なぜ今、経理のコスト削減が経営に重要なのか？
「経理のコスト削減」と聞くと、「ただ費用を切り詰めるだけ」というイメージを持つかもしれません。しかし、現在のビジネス環境において、経理コストの見直しは企業の持続的な成長に不可欠な経営戦略の一つとなっています。
1-1. 多くの中小企業が抱える「見えない経理コスト」の悩み
あなたは、日々の経理業務にどれくらいの時間と労力を費やしているか、正確に把握していますか？
実は、多くの中小企業が、意識しないうちに膨大な「見えないコスト」を経理業務に支払っています。
- 時間的コスト: 領収書の整理、会計ソフトへの入力、請求書の発行、給与計算…。これらの作業に費やす時間は、本来、売上を作るための営業活動や、サービス改善のための時間に充てられるはずです。経理業務に忙殺されることで、本業に集中できない「機会損失」が生じています。
- 人的コスト: 経理担当者の残業代、採用・育成にかかる費用、そしてもし担当者が退職してしまった場合の引き継ぎコスト。これらは直接的な人件費として計上されますが、業務効率が悪いことによる間接的な人件費の無駄も発生しがちです。
- 精神的コスト: 慣れない経理作業、確定申告前の焦り、税務調査への漠然とした不安…。これらは数値には表れませんが、経営者や担当者のストレスとなり、生産性の低下に繋がります。
- 税務リスク: 経理処理のミスや税法の知識不足は、追徴課税や加算税といった余計な税負担を生み出すだけでなく、企業の信用問題にも発展しかねません。
これらの「見えないコスト」が、あなたの会社の利益を圧迫し、成長の足かせになっている可能性は非常に高いのです。
1-2. 変化するビジネス環境と経理業務の重要性
近年のビジネス環境は、目まぐるしく変化しています。
- 人手不足と働き方改革: 少子高齢化による労働力人口の減少は深刻です。限られた人材で最大のパフォーマンスを出すためには、経理業務の効率化は避けて通れません。テレワークが普及する中で、経理業務のデジタル化はもはや必須と言えるでしょう。
- 電子帳簿保存法・インボイス制度の施行: 2022年1月施行の改正電子帳簿保存法、そして2023年10月開始のインボイス制度（適格請求書等保存方式）は、経理業務のデジタル化を強力に後押ししています。これらに対応するためには、紙ベースの経理からの脱却が急務となっており、対応を誤ると余計なコストが発生する可能性もあります。
これらの変化は、経理部門が単なるバックオフィスではなく、経営戦略の中核を担う存在へと進化していることを意味します。
1-3. コスト削減は企業の「体力強化」に繋がる
経理のコスト削減は、単に費用を減らすだけの話ではありません。
削減されたコストは、新たな設備投資、人材育成、マーケティング、そして従業員への還元など、会社の未来への投資に回すことができます。効率化された経理部門は、正確な財務情報を迅速に提供し、経営者の意思決定をサポートする「強い経理部門」へと変貌します。
これは、企業の利益率向上、キャッシュフローの改善、そして市場における競争力強化に直結し、会社の「体力」そのものを向上させることに繋がるのです。
2：まずは自社の状況を把握！経理コストの主な内訳とは
経理のコストを削減するためには、まず「何に、いくらコストがかかっているのか」を正確に把握することが重要です。漠然とした感覚ではなく、具体的な数字で見ていきましょう。
2-1. 経理コストを構成する要素を洗い出す
経理にかかるコストは、以下のような要素があります。
- 人件費: 経理担当者の給与、社会保険料、福利厚生費、採用費、教育費などが含まれます。フルタイムの経理担当者を雇う場合、年間数百万円単位のコストが発生します。
- システム・ツール費用: 会計ソフト、経費精算システム、給与計算ソフト、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）ツールなどの導入費用や月額・年額利用料です。
- 間接費: 経理業務に付随する様々な雑費です。
- 消耗品費: 印刷用紙、インクカートリッジ、ファイル、封筒、ボールペンなどの文房具。
- 通信費: 電話代、インターネット回線費用、郵送費など。
- 光熱費: 経理部門が利用する電気代、水道代など。
- アウトソーシング費用: 記帳代行、給与計算代行、税務申告代行、税務顧問料など、外部の専門業者に依頼する費用です。
- その他: 銀行の振込手数料、各種証明書の発行手数料、税理士報酬（税務顧問以外）、監査費用などが含まれます。
2-2. 「見えないコスト」の可視化が重要
上記は比較的明確なコストですが、前述した「見えないコスト」も忘れずに可視化しましょう。
例えば、
- レシート整理に月〇時間 × 担当者の時給〇円 ＝ 月額〇〇円のコスト
- 紙の書類を保管するためのキャビネットスペース代（オフィス賃料の一部）
- 過去の書類を探すために費やす時間
といった具合に、数字に落とし込むことで、どこに無駄があるのかが具体的に見えてきます。特に、間接部門のコスト削減は、見落とされがちながら大きな効果を生む可能性があります。
2-3. コスト削減の対象と優先順位の考え方
経理コストの主な内訳を把握したら、次に「どこから手をつけるべきか」という優先順位を考えます。
- インパクトの大きさ: 人件費は最も大きな割合を占めることが多いですが、削減には慎重な検討が必要です。一方で、消耗品費や通信費など、比較的少額でも手軽に削減できるものから着手するのも一つの手です。
- 即効性: 今日からでも変えられる「簡単スタート編」から着手し、小さな成功体験を積み重ねていくのも良いでしょう。
- 将来性: クラウド会計やシステム導入など、初期費用がかかるものの、長期的に見て大きなコスト削減と業務効率化が見込めるものもあります。
自社の状況と目標に合わせて、最適なバックオフィス コスト 見直し戦略を立てましょう。
3：【簡単スタート編】すぐに着手できるコスト削減アイデア
「どこから始めたらいいか分からない」「大きな投資は難しい」という方もご安心ください。ここでは、今すぐにでも始められる、手軽ながら効果の大きい経理のコスト削減アイデアをご紹介します。
3-1. アイデア1：ペーパーレス化の徹底
経理における紙の書類は、印刷コスト、保管スペース、検索時間、郵送費など、あらゆる「見えないコスト」の温床です。ペーパーレス化は、これらのコストを大幅に削減する最も手軽な方法の一つです。
- 請求書・領収書・明細書の電子化: 発行側・受領側ともに、メールやクラウドサービスを活用して電子データでやり取りします。これにより、印刷代、郵送費、切手代を削減できます。
- スキャナ保存の導入: 電子帳簿保存法の要件を満たせば、紙で受領した書類もスキャンして電子データとして保存できます。原本を保管する必要がなくなるため、保管スペースが不要になります。
- 社内文書のデジタル化: 会議資料、申請書などもデータで共有し、必要な時だけ印刷するようにすれば、印刷コスト削減に繋がります。
3-2. アイデア2：振込手数料の削減
意外と見過ごされがちなのが、銀行の振込手数料です。一回あたりは少額でも、年間で考えると大きなコストになることがあります。
- インターネットバンキングの活用: 窓口やATMに比べて手数料が格段に安いことがほとんどです。
- 振込回数の集約: 可能であれば、複数回の支払いをまとめて1回で振り込むことで、手数料を節約できます。
- 手数料の安い金融機関の利用: ネット銀行などは、他行宛ての振込手数料が無料、または非常に安価なプランを提供している場合があります。
- 給与振込の工夫: 給与振込もインターネットバンキングを利用したり、専用サービスを活用することで振込手数料 削減 方法が見つかることがあります。
3-3. アイデア3：消耗品費・通信費の見直し
日々の業務で使用する消耗品費や通信費も、少しの工夫で削減が可能です。
- 消耗品費の購買見直し: オフィス用品の通販サイトや、業務用スーパーなどを活用し、まとめ買いや割引セール時に購入することで、単価を抑えられます。不要なストックを持たない、再生品や再生紙やリユース可能な文房具の利用も有効です。
- 通信費の見直し: 固定電話の利用頻度が低い場合は、携帯電話やIP電話への切り替えを検討します。インターネット回線も、現在の利用状況に合ったプランに見直すことで、無駄なコストを削減できます。
3-4. アイデア4：社内規定・フローの見直し
経費精算や承認フローが複雑だと、担当者の手間が増え、ミスも発生しやすくなります。シンプルで分かりやすい社内規定・フローにすることで、間接的なコストを削減できます。
- 経費精算ルールの明確化: 何が経費になり、ならないのか、申請期日はいつかなどを明確にし、従業員の疑問を減らします。
- 承認フローの簡素化: 不必要な承認者を減らし、電子承認システムなどを導入することで、時間と手間を削減できます。
3-5. アイデア5：クレジットカード・法人カードの積極的な活用
現金での小口精算が多いと、経理担当者の現金管理や両替の手間、領収書の貼り付け作業などが煩雑になります。クレジットカードや法人カードの活用は、これらの手間を削減し、同時に経費削減にも繋がります。
- 小口現金の廃止: カード払いにすることで、現金管理の手間や紛失リスクを低減できます。
- 経費精算の効率化: カード利用明細を会計ソフトと連携させれば、手入力の手間が大幅に削減されます。
- ポイント還元や優待サービス: カードによってはポイント還元や出張手配、福利厚生などのお得な優待が利用でき、間接的なコスト削減に繋がります。
これらの「簡単スタート編」は、すぐに効果を実感しやすいですが、あくまで一時的な対策に過ぎません。真のコスト削減と経理業務の効率化には、次の「システム導入編」や「体制見直し編」のような抜本的な改革が必要です。
4：【システム導入編】ITツール活用で抜本的にコストを削減するアイデア
経理業務のコストを根本的に削減し、効率化を図るためには、ITツールの活用が不可欠です。初期投資はかかりますが、長期的に見れば大きなリターンが期待できます。
4-1. アイデア6：クラウド会計ソフトの導入
近年、中小企業の間で急速に普及しているのがクラウド会計ソフトです。これまでのインストール型会計ソフトとは異なり、インターネット上で全ての経理業務が完結します。
クラウド会計ソフトには月額費用がかかりますが、それ以上の記帳時間の短縮、入力ミスの削減、税理士との連携効率化による間接的なコスト削減効果が見込めます。例えば、記帳代行費用の削減や、税理士とのスムーズなやり取りによる顧問料の最適化も期待できます。
- 記帳の自動化: 銀行口座やクレジットカード、POSレジなどと連携し、取引データを自動で取り込み、仕訳候補を自動生成します。手入力の手間が激減し、入力ミスも防げます。
- リアルタイムでの経営状況把握: 常に最新の財務データが反映されるため、経営状況をリアルタイムで把握し、迅速な経営判断が可能になります。
- 税理士との連携強化: 税理士とオンラインでデータを共有できるため、データ提出の手間が省け、スピーディーな税務相談や月次決算が可能になります。
4-2. アイデア7：経費精算システムの導入
従業員の経費精算は、領収書の提出から承認、仕訳、支払いまで、非常に手間と時間がかかる業務です。経費精算システムを導入することで、これらのプロセスを劇的に効率化できます。様々なシステムがありますが、自社の規模、従業員のITリテラシー、既存の会計ソフトとの連携可否などを考慮して選びましょう。
- 領収書のスマホ撮影・自動読み込み: 従業員がスマホで領収書を撮影するだけで、日付や金額、勘定科目を自動で読み込み、手入力の負担をなくします。
- 申請・承認フローの効率化: システム上で申請・承認が完結するため、紙の申請書や印鑑が不要になります。承認状況も一目で確認できます。
- 会計ソフト連携: 承認されたデータは自動的に会計ソフトに連携され、仕訳の手間を省きます。
- 不正防止・ガバナンス強化: システムでルールを設定できるため、経費の不正申請を防ぎ、内部統制を強化できます。
4-3. アイデア8：請求書電子化システムの導入
インボイス制度の開始により、請求書の電子化の重要性はますます高まっています。請求書電子化システムは、発行側・受領側双方のコスト削減に貢献します。
- 発行コストの削減: 請求書の印刷、封入、郵送の手間と費用（用紙代、インク代、切手代）が不要になります。
- 受領側の効率化: 電子データで請求書を受け取れば、紙の請求書をスキャンしたり入力したりする手間が省け、仕訳や支払い業務がスムーズになります。
- 保管・検索の効率化: 電子データで一元管理できるため、書類を探す手間がなくなり、保管スペースも不要です。
【請求書 電子化 メリット デメリット】
メリットはコスト削減と業務効率化、保管・検索の容易さです。デメリットとしては、取引先によっては電子化に対応していない場合がある点、初期導入コストがかかる点などが挙げられますが、中長期的に見ればメリットが上回ることがほとんどです。
4-4. アイデア9：RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）の活用
RPAとは、パソコンで行う定型的な業務をソフトウェアロボットが自動で行ってくれる仕組みです。大企業だけでなく、中小企業でも導入が進んでおり、経理部門での活用も期待されています。
- データ入力の自動化: 各システムからのデータダウンロード、指定フォーマットへの入力、転記作業などを自動化します。
- データ照合・突合の自動化: 銀行口座の入出金データと会計データとの照合など、手作業で行っていたチェック業務を自動化します。
- レポート作成の自動化: 定期的に作成する月次レポートや各種集計作業をRPAに任せることで、担当者は分析や戦略立案といったより付加価値の高い業務に集中できます。
【RPAの活用例】
RPAを導入した企業では、これまで経理担当者が月あたり多くの時間をかけていたデータ入力作業が、RPA導入後大幅に短縮され、残業代削減と業務効率化に成功することも多くあります。
RPAは初期設定に専門知識が必要な場合がありますが、一度導入すれば、24時間365日、正確に作業を繰り返してくれるため、人件費削減と業務品質向上に大きく貢献します。
5：【体制見直し編】業務フロー改善やアウトソースでコストを最適化
これまでのアイデアは、主に「自社で経理業務を行うこと」を前提としたものでした。しかし、経理コスト削減の最終手段として、あるいは最も効果的な方法として、「外部のプロに任せる」という選択肢があります。
5-1. アイデア10：経理業務のアウトソーシング（外部委託）
経理業務を外部の専門業者、特に税理士にアウトソーシングすることは、単なるコスト削減を超えた、抜本的な業務効率化と経営強化に繋がります。
- 経理のアウトソーシングがもたらす圧倒的なメリット
- 人件費の大幅な削減: 経理担当者の採用、育成、給与、社会保険料、福利厚生費など、固定で発生する人件費を不要にできます。月々の費用はかかりますが、トータルで見れば大幅なコスト削減になるケースがほとんどです。
- 本業への集中: 経営者や従業員が経理業務から負担を大幅に軽減できる、本来の事業活動や売上向上に直結する業務に集中できるようになります。これは、会社の成長速度を加速させる最も重要な要素です。
- 専門家による正確な処理と節税対策: 税務や会計の専門家である税理士が経理処理を行うため、ミスの心配がありません。また、最新の税法に基づいた適切な処理と、貴社に合った節税対策の提案を受けられます。
- 税務リスクの低減と安心感: 税務調査への対応もスムーズになり、万が一の際にも専門家が間に入ってくれるため、経営者は本業に専念できます。
- 変動費化によるコストの最適化: 経理コストが固定費から変動費になるため、事業規模や業務量に合わせて柔軟に調整できます。
- 経理体制の強化: 経験豊富なプロの視点から、経理業務フローの改善やITツールの活用に関するアドバイスを得られます。
経理 アウトソーシング 費用と費用対効果の考え方
「アウトソーシングは高いのでは？」と考える方もいるかもしれません。しかし、前述の「見えないコスト」や、自社で経理を行うことで生じる「機会損失」「税務リスク」を考慮すると、結果的にアウトソーシングの方が安くなるケースは多く見られます。
例えば、月20時間かかる経理業務を時給1,500円のスタッフが行う場合、それだけで月3万円、年間36万円のコストが発生します。アウトソーシングを行うことで、このコスト削減することができます。クラウド会計も活用している事務所であれば、効率的かつ低コストでの経理代行サービスを受けることが可能になります。
5-2. 業務フロー全体の効率化と見直し
アウトソーシングをしない場合でも、経理業務フロー全体を見直すことで、大幅なコスト削減と効率化が可能です。
- ムダな作業の排除: 「この作業は本当に必要か？」「もっと簡単な方法はないか？」といった視点で、経理業務の各プロセスを徹底的に洗い出し、不要な作業や重複している作業を排除します。
- 他部署との連携強化: 経理部門だけで完結する業務は少なく、営業部門や総務部門との連携が不可欠です。情報共有の方法を見直し、スムーズな連携を図ることで、全体の業務効率が向上します。
- マニュアル化と属人化の解消: 経理業務をマニュアル化し、誰でも対応できるようにすることで、特定の担当者に業務が集中する「属人化」を防ぎ、業務の継続性を確保します。
【ポイント】
「経理 業務効率化 具体策」は多岐にわたりますが、自社だけで最適な方法を見つけるのは難しいものです。税理士は、数多くの企業の経理部門を見てきた経験から、貴社の状況に合わせた最適な業務フロー改善案をご提案できます。アウトソーシングと組み合わせることで、より高い効果が期待できます。
6：コスト削減は「強い経理部門」を作るための第一歩
この記事では、経理のコスト削減がなぜ重要なのか、そして今日からできる簡単なアイデアから、ITツールを活用した抜本的な改革、さらには税理士へのアウトソーシングまで、具体的な方法を10個ご紹介しました。
単に経費を切り詰めるだけがコスト削減ではありません。経理のコスト削減の本当の目的は、「経理業務の生産性を向上させ、本業に集中できる環境を整えること」にあります。そして、それは「強い経理部門」を作り、ひいては「強い会社」を作るための不可欠な第一歩なのです。
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