1. 紙の給与明細から電子化へ

給与明細を紙で配布する運用は、多くの時間とコストがかかる上に、紛失やプライバシー保護の問題も発生しがちです。

給与計算代行サービスでは、電子明細を導入することで、

従業員が給与明細をスマートフォンやPCでいつでも閲覧できるようになります。

経済産業省の「中小企業のIT導入状況調査（2022年度）」によると、

紙の給与明細を電子化した企業のうち約60%が、年間30%以上の印刷・配布コストを削減できたと報告されています。

具体例として、従業員100名規模の中小企業では、

給与明細の電子化によって印刷コスト・人件費を含めて年間約50万円を削減し、

さらに紛失や情報漏えいのリスクをほぼゼロに抑えることに成功したケースもあります。

これらのデータは、電子化が業務効率化だけでなく、企業のコスト最適化に直結する有効な手段であることを示しています。

2. 勤怠管理のアナログ業務からデジタル化へ

従来の勤怠管理はタイムカードや手書きの出勤簿に依存しているケースが多く、

これにより集計業務に多くの時間がかかり、ミスが発生することもあります。

給与計算代行サービスでは、クラウド型勤怠管理ツールを活用し、勤怠データをリアルタイムで収集や管理します。

経済産業省の「令和3年度IT導入実態調査」によると、クラウド型勤怠管理ツールを導入した企業では、

従来の紙ベースの勤怠管理に比べ、平均して約45%の業務時間の削減ができています。

また、クラウド型勤怠管理ツールの導入企業のうち、

65%以上が「人為的な計算ミスの大幅な削減」を実感したとの回答もしています。

3. 労働時間の適切な把握と「まるめ計算」の排除

厚生労働省の「令和3年度労働時間等総合実態調査」によれば、「まるめ計算」や「端数処理」による労働時間の切り捨ては、

調査対象の企業の約15%で確認されており、これが違法な未払い残業代の原因となっているケースも報告されています。

「まるめ計算」とは、労働時間を分単位で記録せず、

一定の単位（例：15分、30分など）に切り捨てたり切り上げたりして計算する方法のことを指します。

労働基準法では労働時間を正確に記録・計算する義務が明記されており、

違反が発覚した企業の70%以上が是正勧告を受けています。

給与計算代行サービスでは、分単位での労働時間計算が可能な専用システムを活用することで、

「まるめ計算」を完全に排除し、法令に基づく適切な労働時間管理を実現しています。

4. 経費精算の効率化と都度精算の見直し

経済産業省の「中小企業の経費精算実態調査（2021年）」によると、

経費の都度精算を採用している企業の約65%が、「経費精算業務が非効率的である」と回答しており、

とくに証憑の不備や集計ミスが大きな課題として挙げられています。

また、経費の都度精算にかかる管理部門の負担は、従業員1人あたり月平均5時間に及ぶことも明らかにされています。

このように都度精算は管理部門の負担が大きく、経費データのミスや抜け漏れの原因ともなります。

給与計算代行サービスでは、経費精算データを給与振込と一括処理する仕組みを構築することで、

管理部門の業務時間を削減しつつ、証憑データの管理もクラウドシステムで効率化できます。

とくにインボイス制度が導入された2023年以降、適格請求書の管理が義務付けられたことで、

証憑管理の重要性がさらに高まっています。

とくに、インボイス制度の導入にともない、

従来の「3万円未満の取引では領収書がなくても帳簿の記載のみで仕入税額控除が認められる」

という特例は廃止されている点に注意が必要です。

また、2029年10月1日以降は、インボイスに対応していない免税事業者からの仕入れに対する

仕入税額控除は一切認められなくなることにも注意する必要があります。

5. インボイス対応と特例の活用

インボイス制度導入により、

消費税の仕入税額控除を受けるために適格請求書（インボイス）の取得や保存が必要となっています。

しかし、従業員の出張旅費等については、インボイス対応を簡略化できる「出張旅費等特例」が設けられ、

インボイス対応の特例である出張旅費等特例を利用することで、

インボイス対応のための業務負担を大幅に軽減できる余地があります。

経費精算の業務フローを変更し、企業が交通機関ではなく、従業員に対して出張旅費を支払うことによって、

企業の事務手続きが簡略化されます。

つまり、経費精算データを給与振込と一括処理する仕組みを構築することで、

経費精算の効率化だけではなく、インボイス対応の業務負担軽減も期待できます。

6. 計算ミス削減のための自動化導入

給与計算業務において、手計算やexcelを用いた方法は、人的ミスや計算漏れが発生しやすいとされています。

2023年の調査によれば、企業の約60%が給与計算業務に課題を感じており、

その主な要因として手計算によるミスや業務負担の増大が挙げられています。

さらに、クラウド型給与計算システムなどの自動化されたシステムによれば、

社会保険料や所得税の計算、勤怠データの連携もリアルタイムで行えるため、

業務処理時間が平均40%以上削減されるというデータもあります。

このように、自動化システムの活用は、計算ミス削減だけでなく、

効率的な業務運営の基盤を構築するうえで重要な役割を果たします。

7. 法令対応強化と業務リスクの軽減

給与計算に関する法令は毎年のように改正され、社会保険料率の変更、所得税改正、労働基準法の見直しなど、

企業は多岐にわたる規制に対応する必要があります。

たとえば、2024年6月からの定額減税（令和６年分所得税について定額による所得税額の特別控除）が

記憶に新しいところです。

給与計算代行サービスでは、

税理士や社会保険労務士などの専門家が法令改正にともなう計算ルールや提出書類の変更を即座に反映するため、

企業が個別に最新の法令を正確にキャッチアップするための手間を削減します。

さらに、クラウド型給与計算システムでは、更新内容が自動適用されるため、人的エラーのリスクを大幅に低減します。

具体例として、社会保険料率の変更が直近で行われた際、給与計算代行サービスを利用していた企業では、

改定内容がシステム内で自動反映され、提出期限を守りながら正確な計算が実施されました。

一方、内製で対応した企業の約20%では、法令改正の認識不足から誤った支払いが発生し、

是正指導を受けたケースが報告されています。

給与計算代行はこうしたリスクを未然に防ぎ、企業の法令違反リスクをゼロに近づけるだけでなく、

安心して本業に集中できる環境を整備する手段として有効です。

現状分析

給与計算業務にどのくらいの時間とコストがかかっているかを可視化します。

とくに、給与計算ミスや給与遅配が発生している原因を洗い出します。

改善点の特定

手作業やアナログ管理が多い部分をデジタル化・自動化の対象として特定します。

同時に、法令改正に対応しきれていないリスクの有無も洗い出します。

プロフェッショナルの活用

給与計算業務を外部にアウトソーシングすることを検討します。

このときには、アウトソーシングしようとする外部の専門家に、社会保険労務士や税理士が在籍するのか、

クラウド型給与計算システムの導入を含めた包括的なソリューションも相談できるのか、を確認することも重要です。

サービス導入から運用までを一貫してサポートしてくれるのか、導入後も定期的な見直しと改善を行い、

継続的な業務効率化のための取組みに伴走してくれるのか、も確認すると良いでしょう。