経理業務の負担と業務効率化の課題

中小企業では、限られた人材で多くの業務をこなさなければならない中、

給与計算業務はとくに法令遵守が求められる重要な業務であり、定期的に一定の時間を必要とする業務でもあります。

ミスが発生すると従業員の信頼を損ね、法的リスクをともなう可能性もあります。

給与計算代行サービスの必要性

①法令遵守の徹底

社会保険労務士や税理士などの専門家に依頼することで、ミスや法的リスクを大幅に軽減できます。

②効率化の実現

給与計算代行サービスの利用に、クラウドツールを活用すれば、時間と労力を大幅に削減できます。

③安定した運用

雇用コストだけでなく、経理担当者の急な退職などの雇用リスクからも解放されます。

給与計算代行サービスの活用による成果

①業務負担の軽減

給与計算業務を外部の専門家にアウトソーシングすることで、経理担当者や経営者の負担が大幅に軽減できます。

②コスト削減

経理担当者の採用コストや教育コストなどの雇用コストが削減できます。

③従業員の信頼感

正確な給与処理で、会社に対する従業員の信頼感を失うリスクを大幅に回避できます。

給与計算代行サービスは、中小企業の成長を支える一助として、

経理業務の効率化と安定した運用を実現する重要な手段であるといえます。

企業がリソースを本業に集中させ、長期的な発展を目指すためにも、給与計算代行サービスを検討する価値があります。

法令遵守と信頼性を担保する選定ポイント

給与計算業務そのものは、特定の資格を持たない者でも実施可能です。

ただし、注意すべき点は、給与計算に関連する業務の中に、

社会保険労務士や税理士の「独占業務」に該当する業務が含まれ、

それらは資格を持つ専門家しか行えないという点です。

給与計算代行サービスを活用する判断が違法な行為とならないよう、

社会保険労務士や税理士が在籍する外部の専門家を選択することが望ましいといえます。

経営戦略に基づくコスト削減と効率向上の両立

給与計算業務を自社で行う場合、経理担当者など専任スタッフの人件費やシステム導入費用が発生します。

また、社内の業務時間が増えることで他の業務に注力する余裕がなくなることもあります。

給与計算代行サービスの利用によって、これらのコスト削減と効率向上を同時に期待できます。

ただし、この効果を最大化するためには、サービス提供範囲を明確にすることが重要です。

そのためにも、自社の現状を把握する業務棚卸が第一ステップとして不可欠です。

業務フローの見直しと柔軟性

給与計算代行サービスを依頼する外部の専門家が、

従来の業務フローの見直しやカスタマイズにも対応しているのか、の確認も重要です。

例えば、サービスの導入にあたり、従来の業務フローを効率化・最適化する提案があるのか、

給与計算のルール設定（固定手当、変動手当、残業計算など）を自社に合わせてカスタマイズできるのか、

の確認が肝要です。

ホールディングス体制構築時の給与計算や労務管理の課題と解決策Ⅰ

成長戦略として他社をＭ＆Ａする場合を含め、ホールディングス体制を構築するときには、

複数の会社の異なる給与制度を統合する必要があります。

このとき、グループ全体での給与計算や労務管理に次のような課題が発生します。

【課題1】給与制度の統合

ホールディングス体制の構築を目的に、複数の組織を統合する場合、

各組織の給与制度（基本給、手当、賞与計算方法）が異なるため、統合後の制度を再設計する必要があります。

具体例：

会社Aの基本給が「年齢給+職能給」で計算されている一方、会社Bは「職位給+業績給」の場合、

給与制度の統一性や整合性を検討しなければ、グループの労務管理に混乱を生じます。

【課題2】従業員データの引き継ぎと整備

ホールディングス体制の構築を目的とするグループ再編成にともない、

従業員の過去の給与記録や社会保険データを新しいシステムに正確に移行する必要があります。

不完全な移行が行われると、給与の支払いミスや法的問題に発展する可能性もあります。

【解決策】給与計算代行サービスの役割

テントゥーワングループが提供する給与計算代行サービスで、次のように課題が解決されました。

①統合プロセスの効率化

法令遵守のもと、一連の統合プロセスを整理して、統合後のあるべき給与制度を短期間で整備しました。

また、新制度の運用開始時にスムーズな給与支払いが行える体制も構築しました。

②データ移行と精査のサポート

クラウドシステムを用いて従業員データを正確に移行し、エラーを防ぎました。

これにより、法令遵守を徹底したデータの引き継ぎと整備ができました。

成功事例：

ホールディングス体制の構築にあたり、

地域ごとに独立していた販売企業3社を統合した中小企業が、給与計算代行サービスを導入。

統合にともなう給与制度の再設計を1か月で完了し、初月から統一した給与制度での支払いを実現しました。

ホールディングス体制構築後の給与計算や労務管理の課題と解決策Ⅱ

ホールディングス体制は、複数のグループ会社を束ね、それぞれの会社が独立性を保ちながらも、

全体として戦略的に一体運営する形態です。

この体制下では、グループ全体での給与計算や労務管理に次のような課題が発生します。

【課題1】給与システムの統一と一元管理

ホールディングス体制構築後も、グループ各社が異なるシステムを利用している場合、

給与データを統合し、全体を俯瞰することが難しくなります。

また、労務管理のルールが法人ごとに異なる場合、データ収集や分析に多くの時間がかかります。

具体例：

グループ会社Aはクラウド型給与計算システムを利用しているが、グループ会社Bはexcelを含む手計算を行っている場合、

データ形式が異なるため、経営層がグループ全体の人件費や生産性を正確に把握できません。

【課題2】法令遵守の徹底

グループ各社が異なる地域や業種で事業を行っている場合、それぞれの業種・地域特有のルールに従う必要があります。

これに対して、excelを含む手計算で継続的に管理することには、多くの労力が必要となりミスを生む可能性もあります。

具体例：

グループ会社Cが東京都、グループ会社Dが大阪府で事業を運営している場合、

地域ごとの最低賃金や社会保険料率の違いに対応する必要があります。

これに対して、excelを含む手計算で管理すると、極めて非効率となるばかりかミスを生じやすくなります。

【解決策】給与計算代行サービスの活用

テントゥーワングループが提供する給与計算代行サービスでは、これらの課題に対して次のような解決策を提供しました。

①給与システムの統合と一元化

クラウドシステムを導入し、複数のグループ法人間のデータをリアルタイムで統合・管理しました。

これにより、グループ各社の給与情報を一元的に管理でき、

経営陣がグループ全体の人件費や従業員パフォーマンスを即座に把握できるようになりました。

②法令遵守の専門対応

クラウドシステムの設定により、各地域・業種特有の給与計算ルールをリアルタイムに遵守する仕組みを構築しました。

これにより、ミスや法令違反のリスクを低減しました。

③柔軟なシステム設定

クラウドシステムの活用によって、グループ法人間のデータをリアルタイムで統合・管理するものの、

グループ各社の給与制度の違いにも柔軟に対応できるシステムを提供しました。

これにより、グループを統合する全体の管理や運用と、

グループ各社がおかれる地域・業種特有などにも即した個別の管理や運用を並走する体制を整えました。

成功事例：

複数の物流会社を統括するホールディングス企業が、

ホールディングス企業が提供するシェアードサービスに対して、給与計算代行サービスを導入。

クラウドシステムにより、毎月10時間かかっていたデータ統合が3時間で完了し、

経営分析に活用可能なリアルタイムのレポートを生成できるようになりました。

なお、シェアードサービスとは、複数のグループ会社に共通する間接業務を中央集約する仕組みのことです。