範囲が広いコスト削減効果の実際

中小企業にとって、限られた人的リソースを効率よく活用することは至上命題です。

①人材を採用したいが応募がない、②せっかく採用した人材が短期離職したなど、人材難は顕著です。

中小企業庁の2024年版「中小企業白書」でも、中核人材の不足を7割以上の企業が認識しており、

業務人材についても半数以上が「不足」と回答しています。

テントゥーワングループがご相談をいただく場合の多くの理由に、現に、人材難があります。

現在テントゥーワングループで関与するサービス業を営む中小企業では、その関与前に、ベテランの経理担当者が突然退職。

200万円近い紹介手数料を払って新たに経理担当者を採用したものの、僅か半年で退職。

月々の定例業務であって「待ったなし」の給与計算業務を、やむなく経営者が対応していました。

給与計算の対象者は約60名、経営者に給与計算業務の知識が十分ではなく、給与計算ミスが散見される惨状。

給与計算業務に多くの時間をとられる経営者は、

経営者として本来すべき判断業務や管理業務との両立が困難となり、頭を抱えておられました。

このような場合、経理業務をアウトソーシングすると、

①人材採用や教育のコストも、もちろん退職リスクもなく、

②割高となる残業代を含む人件費もなく、

③専門家に依頼することで業務効率が高まり、

④高いコストパフォーマンスを維持したまま、

経営者が経営に集中できる環境が整います。

経理代行サービスによって削減されるコストには、

社内人材に由来する採用や教育のコスト、労務や退職のリスクだけはなく、

経営者が経営に集中できない環境に由来する機会損失（ビジネスチャンスのロス）があります。

前はこうだったから…からの脱却

経理業務は、時間を要する業務であるものの、専門的知識や経験に基づく工夫で時短できます。

経理業務には、特定のデータを別の場所に正しく転記する繰り返しの動作が多く含まれ、

これらの情報をもとに足し算や引き算が繰り返されることに特徴があります。

データの正確な転記を追及するあまりに、一次集計用のエクセルファイル、二次集計用のエクセルファイル…、

そしてチェック用のエクセルファイルなど、同じような中間ファイルが量産されることも珍しくありません。

また、数多く繰り返される転記を、慣習的に手作業や手入力で行っている場合もあり、

これらが正確性や効率性の阻害要因となっていることもあります。

そのため、これまでどおりに社内で対応すると月あたり30時間かかるような業務でも、

テントゥーワングループの経理代行サービスを通じて、1/3以下の時間で済むようなことも、よくある成果のひとつです。

テントゥーワングループでは、経理代行サービスを導入するにあたり、経理業務の現状を分析、不要な業務フローを特定し、

かつ、人力ではなくシステムに置き換えることができるフローを明示します。

このように、社内で完結していると気が付かない、日々の業務のなかで当たり前のように繰り返される単純動作を、

テントゥーワングループが外部専門家として整理、非効率な慣習や伝統的な手法を除去します。

つまり、「前はこうだったから、今回もこの方法で、時間もないし…」という手法に合理的な理由がなければ、

これを排除します。

建設業を営む中堅企業に対するテントゥーワングループの支援では、

伝統的な業務フローを効率化することで、経理担当者3名体制であったところを1.5名体制に合理化。

余剰1.5名の経理担当者を、経営企画や人材採用業務に振り向けた事例もあります。

デメリットとこれを軽減する手法

経理代行サービスを利用することの主なデメリットとしては、業務ノウハウが社内に蓄積できないことが挙げられます。

経理代行サービスの利用によって、経理業務を外部にアウトソーシングすると、

もちろんアウトソーシングした業務のノウハウは、直接的には社内に蓄積できません。

そのため、長期的に見て、経理業務のノウハウを社内に蓄積すべきと判断する場合には「ひと工夫」が必要です。

具体的には、経理業務の全部をアウトソーシングするのではなく、そのなかでもコアとなる業務だけは社内で対応し、

その周辺業務だけをアウトソーシングするという工夫です。

コアとなる業務を特定するためには、経理の業務棚卸や業務フローの可視化が不可欠です。

もちろん、コア業務を特定することに限らず、経理代行サービスの利用にあたって、

経理業務の棚卸やフロー整理が行われることが一般的です。

まずは、現在の経理業務の在り方を整理、効率的な経理業務の全体像を可視化し、

これをアウトソーシングする外部専門家と共有しておけば、仕組みとしての業務ノウハウは社内にも蓄積できます。

また、経理代行サービス利用の初期段階における外部専門家との情報共有だけではなく、

その後も継続して、クラウド経理システムやビジネスチャットツールの利用などで情報共有体制を構築しておけば、

業務ノウハウが社内に「全く蓄積できない」ということにはなりません。

テントゥーワングループの経理代行サービスでは、

マネーフォワードやチャットワークにより、「経理のいま」をリアルタイムで共有、

実務ではなく仕組みとしてのノウハウが社内に蓄積されるようなサービスを提供しています。

依頼すべき経理業務を棚卸する

まず、経理業務の全部または一部を依頼すべきか、

一部を依頼すべきであれば具体的に何を依頼すべきかを明確にすることが重要です。

依頼すべき業務の考え方のひとつとして、自社の経理業務のなかで、

①どこがボトルネックになっているのか、

②どこで多くの残業時間が発生しているのか、

③どこに属人的ブラックボックスがあるのかを整理し、

これらを課題として外部専門家を探すという手順もあり得ます。

まずは、優先順位や緊急度の高い業務をアウトソーシングし、

その後、次第にアウトソーシングする業務の範囲を拡大することも有効な方法のひとつであるといえます。

例えば、まず、毎月一定の時期に業務が混雑する給与計算業務をアウトソーシング、その後、同じ外部専門家に対して、

給与計算業務に関連する記帳業務もアウトソーシングするという手順もあり得ます。

経理業務を棚卸する時間がない

経理業務の棚卸が第一ボタンであるといいつつも、現実には、ベテランの経理担当者の退職など、

「そもそも待ったなし、経理業務を棚卸している時間もリソースもない」ということもあります。

これまで記帳業務や給与計算業務の代行を依頼していた税理士が、高齢のため代行業務の継続が困難になったという

「待ったなし」のご相談がテントゥーワングループに寄せられることも珍しくありません。

「待ったなし」に陥った場合、例えば、退職した経理担当者がどのような業務をしていたのか、

代行業務の継続が困難となった税理士に何を依頼していたのかを、アウトソーシングしようとする外部専門家に対して、

できるだけ具体的に伝え、まずは相談の機会を設けることが現実的な対応であるといえます。

これらの業務の内容を簡単でも良いのでテキスト化し、テキスト化した同じ情報を、

複数の外部専門家に提示、複数の提案と見積もりを得ることが重要です。

口頭で情報を伝えると、前提となる情報がブレることもあります。

前提が違えば提案も見積もりも違って当然であり、これらを適切に比較できなくなります。

ここででは、見積もり金額がもっとも低い外部専門家を探すのではなく、

コストパフォーマンスがもっとも高い外部専門家を探すことが重要です。

つまり、見積もり金額だけではなく、提案内容も重視する必要があるといえます。

テントゥーワングループに寄せられる相談では、

①見積もり金額が安い外部専門家に依頼しようとしていたところ、後々オプションなどの追加料金があることが分かった、

②安いと思っていたら税理士や社会保険労務士との別料金となる顧問契約が必要となることが後から分かった、

などのトラブルをお聞きすることもあります。

安かろうが高かろうが、値段には理由があります。

国家資格者が在籍しているのか

経理代行業務のなかでも、記帳代行業務には会計処理業務だけではなく、税理士業務が含まれる場合が多いといえます。

また、給与計算業務に関連する業務には社会保険労務士業務が含まれる場合もあります。

具体例を示すと、日々の記帳の結果をもとに、試算表や決算書が作成され、これらをもとに税務申告書が作成されます。

会計処理と税務処理は不可分であり、むしろ記帳業務から会計処理だけを抽出することが困難であるともいえます。

また、給与計算業務には社会保険手続きの代行業務などの社会保険労務士業務が関連し、

給与計算業務の延長線上には年末調整業務があり、これは税理士業務にあたります。

税理士業務と社会保険労務士業務ともに、国家資格者に認められる独占業務であって、

無資格者がこれらを代行することは違法となります。

そのため、経理業務をアウトソーシングしようとする外部専門家に、

税理士や社会保険労務士が在籍しているのかを確認する必要があるといえます。