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クラウド会計の基本と活用法
クラウド会計とは？基本知識をわかりやすく解説
クラウド会計とは
クラウド会計とは、インターネット上で動作する会計ソフトを利用して経理業務を行う仕組みです。
従来のオンプレ型（PCにインストールするタイプ）とは異なり、
データをクラウド上で管理することで、業務の効率化や柔軟な運用ができます。
クラウド会計の特徴
クラウド会計の特徴には、①リアルタイム性、②自動化機能、③セキュリティが挙げられます。
①リアルタイム性：クラウド上でデータが即座に反映されるため、どこからでもアクセスできます。
例えば、外出先からでも経営状況をリアルタイムで確認でき、迅速な意思決定を支援します。
②自動化機能：銀行明細やクレジットカード情報を自動取得し、仕訳作業を大幅に削減します。
これにより、手作業による入力ミスを防ぎつつ、作業時間を短縮できます。
③セキュリティ：クラウドサービス提供企業が最新の暗号化技術やバックアップ機能を備えているため、
データの安全性が確保されます。災害時やPCの故障時でもデータが失われる心配がありません。
クラウド会計が経理業務にもたらす効果
中小企業庁の調査によれば、
クラウド会計を活用することで経理作業時間を平均20%削減できるとのデータが示されています。
また、クラウド会計の導入により①業務の効率化、②コスト削減、③法令遵守の強化という成果が期待できます。
①業務の効率化：請求書の発行から決算業務まで、さまざまな経理業務を効率よく進めることができます。
②コスト削減：紙やインクなどの消耗品の削減に加え、従来必要だった専任スタッフの業務負担を軽減し、
人件費の最適化が図れます。
③法令遵守の強化：クラウド会計ソフトは電子帳簿保存法やインボイス制度などの最新法規に対応した機能を備えており、
法令遵守をスムーズに進められます。
とくに、電子帳簿保存法やインボイス制度などが複雑化していることから、
クラウド会計の活用はこれらの法令対応にも非常に有効です。適切な導入と運用によって、
業務効率化と法令遵守を両立するだけでなく、経営者が本業に集中できる環境を構築できます。
クラウド型とオンプレ型の違いを徹底比較
経理システムを導入する際には、クラウド型とオンプレ型のどちらが自社に適しているかを見極めることが重要です。
それぞれのメリット・デメリットを対比します。
| クラウド型 | オンプレ型 | |
| メリット | 初期費用を抑えられる
場所を選ばないアクセス性 自動アップデート |
独立した運用環境
|
| デメリット | インターネット環境への依存
ランニングコストの懸念 |
高額な初期投資
メンテナンス負担 |
経済産業省の「中小企業IT化調査」（2023年）によると、
とくに中小企業ではクラウド型を選択する割合が70％以上に達しています。
これは、初期費用の抑制や多拠点業務への対応力、効率化を評価する声が多いためです。
自社の業務規模やリソースに応じて適切な選択を行い、最大限の効果を引き出すことが成功への鍵となります。
クラウド会計ソフトの選び方と初期設定の手順
ソフト選びの基準
- 機能性：自動仕訳やレポート作成など、業務を簡素化する機能があるか。
- 対応法規：電子帳簿保存法やインボイス制度に対応しているか。
- サポート体制：初心者にもわかりやすいサポートがあるか。
初期設定の手順
- アカウント作成：必要情報を入力し、アカウントを作成。
- データ登録：銀行口座やクレジットカード情報を登録。
- 科目設定：自社の業務に合った勘定科目を設定。
業績管理を最適化するための科目設計と見直しのポイント
業績管理を効率的かつ分かりやすく行うためには、適切な勘定科目の設定が重要です。
勘定科目や補助科目のルールは一律ではなく、業種や業態、自社の状況に応じて柔軟に設計する必要があります。
とくに、管理を強化すべき項目を明確にし、それに基づいて分かりやすい科目設定を行うことが求められます。
勘定科目を設けるだけでなく、必要に応じて補助科目を設定することで、業績管理の精度を向上させることができます。
しかし、科目設定を過度に詳細化すると、業績の把握はしやすくなる一方で、経理業務の効率が低下するリスクもあります。
そのため、細かく設定することが目的ではなく、どの収益や費用を重点的に管理する必要があるかを明確にし、
業務効率と管理精度のバランスを考慮した科目設定が重要です。
テントゥーワングループでは、業績管理に適した科目設定を重視しています。
損益の結果だけでなく、その結果に至る過程を把握することが経営判断において欠かせないと考えるからです。
利益をどう維持するか、無駄な費用はどこにあるか、削減可能なコストはないかといった検討を行うには、
収益や費用を適切に分類するための科目設定が不可欠です。
とくに、クラウド会計の導入時は、科目設定を見直す絶好の機会です。
収益や費用の集計単位を最適化することで、経営判断に必要な情報を効率的に得られる仕組みを構築しましょう。
クラウド会計のメリットとデメリットを調査
メリット
①業務効率の大幅向上：銀行明細やクレジットカード情報の自動取得機能により、
手作業が大幅に削減され、記帳や仕訳作業がスピーディーに完了します。
②コストの最適化：紙やインクといった消耗品の削減に加え、専任の経理スタッフが不要となる場合も多く、
コスト面での恩恵が期待できます。
③最新の法令対応：ソフトウェアが自動的にアップデートされるため、
電子帳簿保存法やインボイス制度などの最新法規にも迅速に対応できます。
経済産業省の調査でも、多くの企業がこれを理由にクラウド会計を採用していると報告されています。
デメリット
①サービス依存のリスク：クラウド会計はインターネット環境に依存しており、
システム障害やネットワークダウン時には業務に支障をきたす可能性があります。
②継続費用が発生：月額料金や利用プランにより長期的なコストがかかる点は、オンプレ型との比較で注意が必要です。
③セキュリティ上の課題：クラウドサービス全般に共通するリスクとして、
サイバー攻撃やデータ漏洩の可能性が挙げられます。
これに対応するためには、信頼性の高いサービスを選ぶことが重要です。
クラウド会計を導入する際には、これらのメリット・デメリットをしっかりと把握し、
自社の業務や運用方針に最適なサービスを選択することが成功の鍵です。
適切な選択と対策により、効率化と安全性を両立させることができます。
実務でのクラウド会計活用方法と費用対効果
クラウド会計は、経理業務全般で幅広く活用できます。
具体的には、請求書の自動作成、給与計算の効率化、経費精算のスムーズな処理など、
手作業が多い業務を大幅に簡素化できます。
また、銀行明細やクレジットカード取引の自動取り込み機能を使えば、データ入力の手間を減らすことができます。
これにより、経理業務にかかる労働時間を削減し、人件費を大幅に節約できます。
さらに、経理データのリアルタイム管理により、経営者は迅速な意思決定ができるため、
業務効率化だけでなく利益の最大化にも貢献します。
電子帳簿保存法やインボイス制度に対応した運用術
インボイス制度の経過措置と取引見直しの重要性
2023年10月に開始されたインボイス制度は、
適格請求書発行事業者以外からの仕入れに対する仕入税額控除に経過措置を設けています。
この期間中は、以下の控除割合が認められていますが、2029年10月1日以降は、
適格請求書（インボイス）がない取引からの仕入税額控除は原則として認められなくなります。
2023年10月1日～2026年9月30日：仕入税額相当額の80％が控除可能
2026年10月1日～2029年9月30日：仕入税額相当額の50％が控除可能
この経過措置期間を活用して、取引先の請求書発行事業者登録状況を確認し、取引内容を見直すことが重要です。
クラウド会計ソフトを活用した効率的な法令対応と業務改善
インボイス制度や電子帳簿保存法への対応を効率化する手段として、クラウド会計ソフトの導入が有効です。
これにより、以下のメリットを得られます。
・インボイス制度への対応
クラウド会計ソフトを利用することで、自社が発行する請求書の作成から保存までを自動化でき、
処理ミスを防ぐとともに業務時間の大幅な短縮を実現できます。
また、自社が受け取る請求書や領収書についても、仕入先が適格請求書発行事業者であるかどうかを効率的に判別できます。
この機能により、消費税計算の誤りといった税務リスクを大幅に軽減することができます。
適格請求書の有無に基づく仕入税額控除の適切な処理も、クラウド会計ソフトを活用することでスムーズに行えます。
・電子帳簿保存法への対応
電子帳簿保存法に対応したクラウドソフトを活用すれば、取引データの保存や検索が効率化されます。
必要な情報を即座に取り出せる体制を構築することで、法令遵守の徹底と業務負担の軽減が図れます。
・法令要件へのアップデート対応
主要なクラウド会計ソフトは、法令の変更に応じて機能を継続的にアップデートします。
そのため、少なくとも、段階的な適格請求書発行事業者以外からの仕入れに対する仕入税額控除に経過措置の期間中に、
クラウド会計ソフトによる法令対応の基盤を整え、税務リスクを回避しつつ、
経理業務を安心して進められる環境を作ることができます。
業務プロセスの効率化とコンプライアンスの強化を同時に実現できる点は、経理部門にとって大きなメリットです。
導入後のサポート体制と効率的な活用のポイント
クラウド会計を効果的に活用するためには、導入後のサポート体制が非常に重要です。
テントゥーワングループでは、初期設定から日常の操作方法、さらには法改正への対応まで、
幅広いサポートを提供しています。
また、クラウド会計ソフトを使ったデータ分析や自動化ツールの活用法を提案し、
経理業務の効率化をさらに進めるサポートも行っています。
これにより、経理担当者の業務負担を軽減するだけでなく、
経営判断に役立つレポート作成やリアルタイムでの業績把握ができます。
クラウド会計を活用して、経理業務を効率化し、企業の成長をさらに加速させましょう。
「マネーフォワードクラウド検定」の合格者が多数在籍するテントゥーワングループに、
ぜひお気軽にお問い合わせください！